10 consejos para organizar eventos

10 consejos para organizar eventos en Madrid

El secreto del event planner es la antelación, te contamos 10 consejos para organizar eventos y espectáculos.

La planificación de eventos se ha convertido en parte de cualquier estrategia de marketing, de cualquier presentación de productos nuevos. Ya sea un libro, un festival de música electrónica como Tomorrowland u Oro Viejo o el lanzamiento del nuevo anuncio de la lotería de Navidad.

Todos absolutamente cuentan con una presentación previa donde están invitados los más vip además de todos los medios de prensa.

El 68% de los españoles se ha gastado ya más dinero en espectáculos que en todo 2018.

Una encuesta de Entradium revela que el gasto medio que se destina a la asistencia de eventos oscila entre los 20 y los 50 euros por persona.

Los eventos que más público atraen son los espectáculos musicales como conciertos, teatro y festivales con un 54,2%, un 20,4% y un 12,4%, respectivamente.  Mientras que los espectáculos taurinos interesan al 8% de los consultados y los eventos de carácter formativo al 6,1% según informa La Vanguardia.

De la estrategia al evento de presentación

He tenido la suerte de trabajar 11 años en la radio y presenciar multitud de eventos , además de presentarlos también. La estrategia de venta de un producto, lleva mucha elaboración, debe contar con un proceso en el que poco a poco vas enganchando al cliente.

Por eso hay 10 consejos para organizar eventos y espectáculos que se deben cumplir a rajatabla, creo que los 4 primeros puntos son los más importantes si quieres organizar el mejor evento de Madrid:

• La seguridad:

En estos últimos años hemos descubierto que no puede haber un buen espectáculo, sin un óptimo sistema de control de seguridad, sobre todo si se trata de música, donde hay personas sin asiento, con entrada de pista.

Si hay seguridad y suficiente personal para proceder a la organización del público asistente, nunca hay problemas.

He asistido a macrofestivales y festivales, (si, esos que siempre quieren prohibir los del gobierno) por ejemplo Day One, We Love Space (Ibiza), Cocoon @ Amnesia (no he visto mayor masificación en mi vida) ,Hallowants, A Summer Story, Oro Viejo , 10 años de Música,  Code Festival, Ants en Ushuaia…

Y también he asistido a conciertos de superestrellas como Depeche Mode, Metallica, Rammstein, Marylin Manson, Alejandro Sanz, Bon Jovi… En estos conciertos, siempre suele haber como 5 o 6 vigilantes de seguridad controlando cada acceso por ser un evento para más de 10.000 personas. Todos nos acordamos del follón de Mad Cool, Motorsound o Madrid Arena. Esperamos que hayamos aprendido la lección y no vuelva a suceder.

• Venta de entradas y aforo:

Madrid es una de las ciudades con más eventos por metro cuadrado, conciertos, festivales, etc

Hay que saber cuál es la mejor empresa de espectáculos de Madrid para organizar tu evento; yo lo tengo claro pero no lo voy a escribir aquí. Hay que respetar las normas de aforo, si tienes 10.000 entradas no vendas 16.000 porque la vida de los asistentes correría riesgo.

En caso de planificar un evento de menor envergadura, si se supera el aforo la sensación que se le queda al asistente es de masificación y te aseguro que no volverá a confiar en ti.

• Sistemas para detectar entradas falsas:

Últimamente ya se la cuelan menos a las empresas de organización de eventos, la tecnología para detectar entradas falsas, avanza muchísimo. Ahora casi todos los sistemas de conteo de entradas van con un código QR y te las envían a tu email, por lo que una vez registrado ese código no puede pasar otra persona con la misma numeración.

Si es verdad que el que hace la ley hace la trampa, alguna triquiñuela seguro que se hace, o no pagarlas como me hizo a mi un tal Rubas, al que mi hermana le vendío 7 entradas de SuperMartxé en mi nombre y nunca las pagó, se dio una fiesta a mi salud.

• Gestión de crisis:

He vendido entradas de todas las fiestas más famosas de Madrid: Space Año nuevo , Goa festival, Oro Viejo, Code, Family, fiesta Naranja de Radical, etc cuando eres RRPP tantos años sabes lo que quieren las personas que van a asistir a un evento. Cuando vendí entradas del Motorsound Festival y pasó lo que pasó, hice un documento de gestión de crisis y respondí a todas las incidencias.

Ese es el proceso a seguir si se cancela tu evento o tienes entradas vendidas, debes comunicarlo por todos los medios posibles y hacer el reembolso de los tíckets o dar las vías de contacto para devolver el dinero de la entrada.

Con las redes sociales se suele enterar todo el mundo cuando suceden este tipo de incidencias, era más complicado antes porque se vendían más entradas físicas.

Ahora la mejor técnica para vender entradas es Google Adwords y las redes sociales; donde se anuncian las plataformas de venta de entradas más importantes como ticketmaster, entraysal, entradium, etc Con Social Selling te haces de oro si eres un as del marketing digital o contratas un performance manager para poner tus anuncios.

 

• Músicos expertos en tu espectáculo:

Si Alejandro Sanz no llevara los músicos que lleva, os aseguro que sus conciertos no serían tan buenos. Debes llevar una buena banda de músicos que respalde tu maravillosa voz, en el caso de Alejandro. El grupo Evanescence también tuvo que cambiar a su banda, porque la primera horneada era infumable.

 

• Iluminación y Sonido: El día que más flipé en mi vida, fue en un evento de rock llamado Sonisphere, donde pude tener el honor de ver a Metallica en directo. Y cuando digo en directo, es que juraría que James Hetfield no hizo ni un playback. Pues de aquella yo acababa de estudiar técnico de sonido, y me acerqué a la mesa de mezclas. Observé a un señor con el pelo canoso de unos 50 años, que era el técnico de sonido…parecía que James Hetfield tocaba la guitarra a mi lado, fue impresionante. Cómo se oía aquello….nuestras voces eran un murmullo y había mas gente que en la guerra de Vietnam. Un 10 para ese hombre.

 

• La comunicación del emplazamiento: Es muy importante que a todo el mundo le quede claro, dónde se va a realizar este evento o espectáculo, las empresas de gestión de eventos invierten mucho presupuesto en anuncios de redes sociales y google ads, donde remarcan una extensión de ubicación, con un mapa de google maps o similares.

 

• Organización de las barras y catering: Queremos personal profesional…que en más de uno y más de dos festivales cuentan con el típico encargado de barra con una camiseta sucia, despeinado, desaseado…No queda bien, la presencia es la madre de la ciencia. Queremos camareros profesionales y con buena presencia, que si nos sonríen, casi mejor. En caso del catering, me parece muy bueno lo que están haciendo ahora en la sala LAB y ofrecen espectáculo con catering, se agradece las bandejas de comida rica que sacan los camareros.

 

• Gerente con más de 5 años de experiencia: Es obvio que destaca la experiencia y las tablas en eventos multitudinarios de Madrid como el Cirque du Soleil, el Musical del Rey León, Mayumaná o el musical de Michael Jackson, que la empresa que organiza los espectáculos más famosos del mundo, lleva muchos años dando guerra.

Esas cosas se notan, y es verdad que igual las entradas a los musicales son caras, pero merece la pena pagarlas sólo por esa razón.

 

• Dar de alta al personal: Aunque sea un día, 2 horas, 30 minutos…te vas a ahorrar muchos disgustos si das de alta a todas las personas que trabajan en tu evento. Las inspecciones de fiestas y espectáculos se han vuelto muy exhaustivas, como ya sabemos ha habido sanciones por este motivo y también demandas a las empresas que organizan eventos.